Weg-Verwaltung

Kaufmännische Aufgaben

Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
Erstellung von Abrechnungen, inklusive Rechnungskontrolle und Belegprüfung
Buchführung und Überwachung aller Ein- und Auszahlungen
Inkasso, Liquiditätsplanung, Wirtschaftlichkeitsanalyse und Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
Verwaltung und Koordination des Zahlungsverkehrs sowie Bearbeitung von Lastschrifteinzügen
Erstellung von Hausgeldabrechnungen inklusive monatlicher Sollstellungen und Mahnwesen bei Zahlungsrückständen
Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
Veranlassung und Erstellung von Heizkostenabrechnungen
Berechnung und Anforderung von Sonderumlagen
Personalverwaltung der WEG-Angestellten (z. B. Hausmeister, Müllbeauftragte, Verwaltungsbeiräte), inklusive Gehaltsabrechnung, Lohnbuchhaltung sowie Abführung von Lohnsteuer und Sozialabgaben an Finanzamt, Krankenversicherung und Sozialversicherungsträger
Unterstützung bei Wohnungsverkäufen

Überwachung der Immobilien durch regelmäßige Begehungen
Erfassung von Verbrauchsdaten für Heizung, Wasser und Strom
Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Erhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen, einschließlich Preisanfragen, Ausschreibungen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen und Sicherstellung von Gewährleistungsansprüchen
Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inklusive TÜV-Prüfungen und Brandschutz, sowie Beachtung technischer Vorschriften (z. B. für Rolltore, Doppelparker, Heizungsanlagen, Aufzüge, Hebe- und Lüftungsanlagen)
Beauftragung von Handwerkern zur Schadensbeseitigung
Meldung und Abwicklung von Schadensfällen gegenüber Versicherungen und Verursachern
Durchführung von Versicherungsabrechnungen
Einweisung von Handwerkern und Hausmeistern
Bestellung und Verwaltung von Schlüsseln
Beauftragung von Sachverständigen
Entwicklung von Nutzungskonzepten für die Immobilien

Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
Sicherstellung der Einhaltung aller rechtlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen (einschließlich AGBs, WEG, BGB, Landesbauordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung)
Verhandlungen mit Behörden und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
Abschluss und Überprüfung von Verträgen, wie Versicherungs- und Wartungsverträgen
Einleitung von Klagen bei Zahlungsrückständen
Unterstützung bei Gerichtsterminen, einschließlich Beschlussanfechtungen und Hausgeldklagen
Vertretung der Eigentümergemeinschaft bei/an der Seite von Anwälten und vor Gericht
Erbringung von Rechtsdienstleistungen gemäß §5 Rechtsdienstleistungsgesetz
Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die Eigentümergemeinschaft
Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen

Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnungen
Organisation und Durchführung von Eigentümerversammlungen, einschließlich Terminabstimmung, Erstellung der Tagesordnung und Protokollführung
Erstellung von Sitzungsprotokollen und Beschlussniederschriften
Führung und Verwaltung der Beschluss-Sammlung
Aufstellung und Überwachung der Einhaltung der Hausordnung
Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
Bearbeitung von Beschwerden und Konfliktmanagement
Entwicklung von Maßnahmen zur Fristenwahrung und zur Vermeidung rechtlicher Nachteile
Teilnahme an Orts- und Gerichtsterminen

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